Para controlar estes registros, há nas telas de cadastro, tanto de clientes como de fornecedores, transportadoras e vendedores, a opção no menu superior da tela chamada "Controle de Créditos/Débitos".
Esta opção chama a tela Controle de Crédito/Débito que trará maiores detalhes sobre os créditos e débitos da pessoa e/ou Empresa em questão. Esta tela traz a lista de todos os registros de créditos ou débitos que a pessoa possui. Caso uma pessoa seja ao mesmo tempo fornecedora e cliente, ambas as telas de cadastro, fornecedor e cliente, trarão na tela de controle de C/D todos os créditos e débitos desta pessoa, independente do cadastro que chamou esta tela.
O grid de Créditos/Débitos terá as seguintes colunas:
| · | Data: Indica em qual data foi criado o registro de crédito/débito;
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| · | Tipo: Classifica o registro em débito ("D") ou crédito ("C");
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| · | Valor: Valor do crédito/débito;
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| · | Doc: Se o registro de crédito/débito foi gerado por meio de uma Nota Fiscal de Devolução, este campo indicará o "número desta nota" ;
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| · | Série: Se o registro de crédito/débito foi gerado por meio de uma Nota Fiscal de Devolução, este campo indicará o "número de série desta nota" .
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| · | Observação: Possíveis observações sobre o crédito/débito.
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O menu suspenso do grid de registros de débito/crédito tem as opções para inserir, alterar ou excluir registros, além da opção Lançar no Definitivo.
Quando selecionada esta opção, será feito um lançamento no definitivo, para a pessoa ou empresa em questão, para acerto do crédito ou débito. Este lançamento possuirá o mesmo valor e no campo Observação indicará que foi gerado para acertar um Crédito/Débito. Após este lançamento no definitivo, o antigo registro de crédito/débito é excluído.
Mais de um registro poderá ser selecionado ao mesmo tempo para executar a operação Lançar no Definitivo. Neste caso, o lançamento criado terá como valor o saldo dos registros selecionados.
Sempre que for feito um faturamento no sistema contra uma pessoa ou empresa que possua o saldo "Crédito/Débito" diferente de zero, o sistema alertará o usuário sobre o caso. Este aviso é realizado logo após a escolha do Cliente/Fornecedor da nota.
No Financeiro-Definitivo, quando for feita a baixa de algum lançamento cuja a pessoa ou empresa referida no lançamento possua saldo de "crédito/débito" diferente de zero, o sistema também alertará o usuário sobre o fato.
Se o usuário responder "SIM" à mensagem, a baixa será feita normalmente, sem qualquer alteração nos registros de Crédito/Débito, pois as mensagens tem exclusiva finalidade de informar o usuário. No caso do usuário responder "NÃO", então é cancelado o processo de baixa do(s) documento(s).
Quando for dar baixa em vários lançamentos simultaneamente, a mensagem de aviso, caso exista algum documento de pessoa ou empresa com Crédito/Débito a regularizar, será a mesma.