Para fazer o registro das Notas Fiscais de Devolução, o primeiro passo é classificar a devolução em um dos casos/tipos descritos no tópico anterior. Após isso, deve-se acessar a opção correspondente no submenu "Devolução" e preencher os campos da tela que será aberta.
Continuando, se o CFOP da NFD movimentar estoque, serão realizados os movimentos correspondentes de entrada ou saída para os itens da nota.
Após estes passos, o sistema criará um registro de crédito ou débito para o destinatário da NFD, ou seja, se um cliente faz a devolução de itens para a empresa, quando esta emitir a NFD pelo sistema, será feito um crédito para este cliente no mesmo valor da NFD e o sistema cria um campo mostrando os números das notas de origem, bem como suas datas de emissão e os respectivos CFOPs.
Este registro guardará a data e hora em que foi gerado, o valor da NFD e uma observação indicando que ele foi gerado poor meio de uma devolução. Após a criação da NFD, o sistema também verificará se as notas envolvidas na devolução retornaram completamente. Se sim, estas notas são retiradas da lista de "Notas a Retornar".
Após a criação da nota de devolução e do registro de crédito/débito correspondente, caso destinatário da NFD fique com seu saldo de "créditos e débitos" diferentes de zero, será necessário regularizar esta situação.
Pelo fato de cada caso de crédito/débito normalmente envolver "acordos" com o cliente/fornecedor, o usuário ficará com a função de realizar esta regularização, seja por meio de alterações em outros lançamentos do definitivo, por meio de acréscimos/descontos nas próximas faturas ou utilizando outros meios que julgar melhor.
Para facilitar esta atividade, o sistema informará estas situações irregulares a cada nova fatura ou baixa de documento, quando a pessoa envolvida estiver nesta situação de regularização. Além disso, o usuário poderá, a qualquer momento, verificar a situação de seus fornecedores/clientes por meio da tela "Controle de Créditos/Débitos" ou também utilizar-se do processo descrito para a Regularização de "C/D".