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No grid da Ordem de Compras existe uma exibição de cores diferenciadas para cada ordem que esteja com um status diferente, permitindo um melhor acompanhamento do andamento desta ordem. As cores significam o seguinte status:

OLIVA - Ordem não encaminhada;

AMARELA - Ordem atrasada;

VERMELHA - Ordem encaminhada porém não comprada.

No menu Ordem de Compra, o usuário tem a opção de Copiar uma Ordem de Compra, ou seja, gerar uma nova Ordem de Compra por meio de uma existente. Desta forma o usuário terá todos oo campos da nova Ordem exatamente iguais aos campos da Ordem original, com a opção de alterar qualquer campo e aproveitando os já lançados.



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Informações

Nesta área estão as informações referentes à ordem de compra:

·Número: é o número gerado automaticamente para a Ordem de Compra;  
 
·Solicitante: neste campo existe um combo com os usuários cadastrados relacionados, onde deve ser selecionado o usuário do sistema que está solicitando a ordem de compra;  
 
·Autorizado por: Indica o usuário que autorizou a ordem de compra. Para autorizar uma ordem de compra basta clicar no botão Autorizar Ordem de Compra (se o usuário tiver acesso a este menu), que o campo Autorizado por será preenchido com o usuário logado no momento;  
 
·Encaminhado: Quando preenchido este campo indica que a ordem de compra foi encaminhada;  
 
· Comprador: Indica o usuário que está efetuando a ordem de compra;  
 
·Autorizar Ordem de Compra: este botão, quando habilitado, permite que o usuário logado possa autorizar a ordem de compra por esta mesma tela. Este botão só estará habilitado para o usuário que tiver acesso a este menu no cadastro de usuários. Maiores detalhes ver o tópico Autorizar Ordens de Compra;  
 
Fornecimento/Transporte

Nesta área estão as informações referentes ao Fornecedor e à Transportadora.

·Fantasia (fornecedor): Essa informação é necessária para a definição dos itens, pois os itens que serão comprados devem estar associados a um fornecedor, que deve estar cadastrado e deverá ser selecionado neste campo pelo botão de pesquisa que chamará a tela de Pesquisa de Fornecedores. Na Ordem de Compra aparecerá a Fantasia do Fornecedor, bem como o Contato, caso haja algum contato cadastrado para aquele fornecedor. Ao selecionar o fornecedor, dados como transportadora, Centro de Custos e Condição de Pagamento para o fornecedor cadastrado, serão carregados para a Ordem de compra;  
 
·Fantasia (da transportadora): A empresa tem que informar por qual transportadora deseja receber os itens da OC. A transportadora deve estar cadastrada e deve ser selecionada neste campo por meio do botão de pesquisa ao lado do campo. Na Tela de Ordem de Compra aparecerá o nome Fantasia da Transportadora bem como o Contato, caso haja algum contato cadastrado para aquela transportadora.  

Obs.: No momento da escolha do fornecedor da compra, alguns campos que já estiverem cadastrados no cadastro do fornecedor, como Centro de Custos, Condição de Pagamento e Transportadora já serão carregados à Ordem de compra como valores padrão para aquele fornecedor.

Financeiro

Nesta área deve-se selecionar:

·Condições de Pagamento: As condições sugeridas são as que foram previamente cadastradas, mas pode acontecer de não se tratar de nenhuma das condições cadastradas, ou seja, ser uma condição especial. Neste caso, após checar a opção Especial, clicar no botão de seleção e informar na tela Condição Especial de Pagamento, o Vencimento e o Valor, podendo registrar alguma informação importante no campo Observação;  
 
·Moeda: neste campo deverá ser selecionada a moeda a ser utilizada na transação, de acordo com as já cadastradas no sistema;  
 
·Não Gerar Programação Financeira: Por este "check box", é possível escolher se deseja gerar ou não programação financeira;  
 
·CC/Conta: Neste campo deve-se selecionar algum centro de custos contas cadastrado, para o qual se destina essa ordem de compra, por meio do ícone de pesquisa que chama a tela Seleciona centro de custos;  
 
· CC/Projeto: Neste campo deve-se selecionar algum centro de custos projeto cadastrado, para o qual se destina essa ordem de compra, por meio do ícone de pesquisa que chama a tela Seleciona centro de custos;  

Datas

Nesta área serão incluídas as datas para:

·Pedido: indica a data em que foi gerada a Ordem de Compra. Como padrão vem preenchida com a data atual, mas possibilita alteração;  
· Encaminhamento: este campo é preenchido automaticamente com a data em que o campo Encaminhado for preenchido;  
· Cotação: este campo indica a data de cotação de preços realizada para esta Ordem de Compras;  
· Autorização: indica a data em que a Ordem de Compra foi autorizada;  
· Prazo Real: este campo deve ser preenchido com a data estabelecida como prazo de entrega prometido pelo fornecedor e será utilizada para o cálculo da condição de pagamento normal;  
· Prazo Desejado: este campo deve ser preenchido com uma data que será o prazo em que o cliente deseja receber os materiais;  
· Compra: data em que foi realizada efetivamente a compra;  

Obs.: Ao usuário é permitido alterar o prazo de um item ou serviço (etapa) de uma Ordem de Compras sem que esta ordem perca a Autorização.  

Itens

Nesta área serão incluídos os itens a serem comprados. Nesta parte da tela existe um menu suspenso com as seguintes opções:

·Adicionar Item de Estoque: permite inserir os itens de estoque na Ordem de Compras;  
 
·Adicionar Etapa/Serviço: permite inserir as etapas/serviços na Ordem de Compras;  
 
·Detalhes deste Item: esta opção serve para armazenar os detalhes de quantidades e prazos de entrega para cada item da OC;  
 
·Excluir: esta opção serve para excluir um registro (item de estoque ou etapa/serviço) selecionado mesmo após o salvamento da Ordem de Compras.     
Obs.: Existe uma configuração, que não é a padrão, que não permite excluir um item que tenha vindo da programação. Havendo interesse nesta configuração, o usuário tem que entrar em contato com a Void Caz.  
 
As informações dos itens contidos neste grid são:

·Código: Será o código do item de estoque ou da etapa /serviço selecionado. Este campo não pode se digitado, deve ser selecionado por meio do botão de seleção no caso de um item de estoque ou por meio da opção Adicionar Etapa/Serviço do menu suspenso no caso de uma etapa/serviço. Automaticamente será sugerida a alíquota de IPI e alíquota de ICMS, que é calculada em função da origem e destino. Os valores sugeridos para o IPI e o ICMS podem ser alterados de acordo com o usuário  
 
·Descrição: este campo contém a descrição do item especificada no cadastro do mesmo;  
 
·Quantidade: Trata-se da quantidade do item de estoque ou etapa de serviço da ordem de compra. Esta quantidade pode ser digitada diretamente ou indicada se a ordem de compra vier da seleção de itens da programação de compras;  
Obs.: o sistema guarda internamente se um item veio da programação de compras ou não.  
 
·Preço: do item;  
 
·IPI(%): é a alíquota referente ao imposto que incide nos produtos industrializados;  
 
·ICMS(%): é alíquota referente ao imposto que incide na circulação de mercadorias e prestação de serviços;  
 
·CC Projeto: é o centro de custos projeto no qual esse item vai ser enquadrado;  
 
·Prazo: indica a data em que o item será entregue;  
 
· Quantidade faturada: Indica a quantidade faturada da Ordem de Compras. Esta quantidade é preenchida automaticamente pelo registro da Nota de Compra com um CFOP normal ou de simples faturamento e o usuário não tem permissão para alterar este valor; (ver também o tópico Cadastro do CFOP)  
 
·Quantidade Recebida: Indica a quantidade recebida da Ordem de Compras.Esta quantidade é preenchida automaticamente pelo registro da Nota de Compra com um CFOP normal ou de simples remessa e o usuário não tem permissão para alterar este valor;  
Obs.: Nesta tela, quando um item ou serviço (etapa) da ordem teve origem na Programação de Compras, existe uma configuração, que não é a padrão, que bloqueia a alteração da quantidade. Havendo interesse nesta configuração, o usuário tem que entrar em contato com a Void Caz.  

No rodapé desta tela existe um "check box", onde o usuário tem a opção de ver somente as ordens de compras abertas, isto é, que ainda não foram faturadas e recebidas, para isto basta checar a opção Mostrar somente ordens de compras abertas. Além desta opção, existe ainda no rodapé, as informações do Total a faturar, bem como o Total da Ordem de Compra.

Na guia Observação é possível indicar qualquer comentário ou histórico referente a ordem de compras que estiver sendo visualizada.

Na guia Adicional estão disponíveis 3 campos de reserva, que são campos textuais (reserva 1, reserva 2 e reserva 3). Estes campos podem ser utilizados de acordo com as necessidades do usuário.

Ao confimar uma ordem de compra, automaticamente serão calculados os valores de programação provisória a pagar, de acordo com o total da ordem de compra.

Obs.:
·Não é permitido a inclusão de dois itens iguais na mesma ordem de compras.  
·Os contatos da transportadora e do fornecedor da OC são salvos quando é clicado nas listas da tela de OC que se encontram abaixo dos campos Fornecedor e Transportadora.  
·Ao alterar o fornecedor, só permanecerão listados os itens que pertencerem ao novo fornecedor.